Betriebskostenabrechnung – selbst machen oder abgeben?

Guides / Eigentümer

Die Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnungen gehört zu den Pflichten eines Vermieters, die viel Arbeit machen. Dabei können leicht Fehler entstehen. Etwa wenn Sie als Eigentümer eines Mehrfamilienhauses nicht ausreichend mit den formalen und rechtlichen Anforderungen vertraut sind. Ist eine Betriebskostenabrechnung dann fehler- oder lückenhaft, können Mieter die Zahlung verweigern.  

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Gerichte urteilen in solchen Fällen grundsätzlich zugunsten der Mieter, denn es liegt nach allgemeiner Rechtsauffassung in der Verantwortung des Vermieters, korrekte und vollständige Betriebskostenabrechnungen zu erstellen und sie den Mietern fristgerecht innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zuzustellen.

Unterscheidung zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Betriebskosten

Als Immobilieninvestor sind Sie wie jeder Unternehmer verpflichtet, über Einnahmen und Ausgaben ständig Buch zu führen und bei einer möglichen Prüfung durch das Finanzamt jederzeit Ihre aktuelle Bilanz vorweisen zu können. Sämtliche Ausgaben, die im Zusammenhang mit Ihrer Immobilie entstehen, sind aus Ihrer Sicht Betriebskosten und werden als solche in Ihrer Bilanz verbucht.

Aber nicht alle dürfen Sie auf Ihre Mieter umlegen. Zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören die meisten regelmäßig anfallenden Kosten, etwa für Kalt- und Warmwasser, Heizung, Müllabfuhr, Schornsteinfeger, Treppenhausreinigung, Versicherungen usw., aber auch die Grundsteuer. Nicht umlagefähig sind dagegen Kosten für die Verwaltung sowie für Instandhaltung und Instandsetzung des Gebäudes oder einer Wohnung. Die gesetzliche Grundlage für diese Unterscheidung bildet die Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Umlagefähige Kosten müssen im Mietvertrag erwähnt werden

Die Tatsache, dass eine bestimmte Betriebskostenart umlagefähig ist, berechtigt den Vermieter nicht automatisch dazu, sie seinen Mietern anteilig in Rechnung zu stellen. Vielmehr muss die Verpflichtung des Mieters, sich an Betriebskosten zu beteiligen, im Mietvertrag explizit festgehalten sein. Und zwar mit detaillierten Angaben, um welche regelmäßig anfallenden Kosten es sich handelt und nach welchem Verteilungsschlüssel die Umlage erfolgt.

Zusätzlich ist eine sogenannte Öffnungsklausel zu empfehlen, damit das Spektrum dieser Kosten im Nachhinein auch erweitert werden kann. Andernfalls benötigen Sie, wenn Sie also Ihre Immobilie modernisieren und zum Beispiel einen Aufzug einbauen, einen gesonderten Vertrag mit jeder Mietpartei, damit Sie die Kosten für Betrieb und Wartung auch mit in die Betriebskostenabrechnung aufnehmen dürfen.

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Der Umlageschlüssel

Eine weitere Quelle für Fehler besteht darin, dass für verschiedene Betriebskostenarten möglicherweise unterschiedliche Umlageschlüssel zu berücksichtigen sind. Die Umlage der Gesamtkosten auf die einzelnen Mieter kann nach Verbrauch, nach Wohnungsgröße, nach Personenzahl oder gleichmäßig pro Wohnung erfolgen. Eine Umlage nach Verbrauch ist für Heizung und Warmwasser gesetzlich vorgeschrieben. Das heißt, Sie müssen zur Messung dieses Verbrauchs geeignete Zähler einbauen. Die Ablesung für jeden Mieter erfolgt separat durch die jeweiligen Versorger. Alle anderen Betriebskosten fallen hingegen zunächst als Gesamtkosten für den Vermieter an. Für eine korrekte Betriebskostenabrechnung benötigen Sie dann jeweils den Verteilungsschlüssel, um berechnen zu können, welcher Anteil der Gesamtkosten auf eine einzelne Mietpartei entfällt.

Vollständige und nachvollziehbare Angaben

Die Betriebskostenabrechnung muss so aufgebaut sein, dass es dem Mieter möglich ist, die einzelnen Rechnungsposten selbst nachzurechnen. Zu allen umgelegten Kosten müssen also sowohl die Gesamtkosten als auch der Umlageschlüssel und der anteilige Betrag für die einzelne Mietpartei in erkennbarer Form aufgeführt werden. Eine Abrechnung, die den Mieter nur über die von ihm zu tragenden Kostenanteile informiert, ist anfechtbar und hat rechtlich keinen Bestand. Selbstverständlich müssen auch die geleisteten Vorauszahlungen des Mieters korrekt aufgeführt werden, sodass die Differenz ersichtlich wird.

Wirklich alles selbst machen – oder lieber mit Verwalter?

Warum ziehen viele Investoren es vor, die zeitraubenden Betriebskostenabrechnungen selbst zu machen? Der Hauptgrund dürfte sein, dass die Kosten für eine externe Verwaltung eben nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören. Diese müssen vollständig vom Eigentümer getragen werden. Und jeder Fehler, der dabei unterlaufen kann, zieht erhebliche Risiken und Rechtsunsicherheiten hinter sich her. In vielen Fällen sind die Ausgaben für einen routinierten Hausverwalter wirklich gut angelegt. So verschaffen Sie sich Luft, um sich auf wichtigere Dinge konzentrieren zu können – beispielsweise auf die Suche nach neuen, lohnenden Investitionsobjekten.

Haben Sie Fragen zur Betriebskostenabrechnung oder sind Sie auf der Suche nach einem zuverlässigen, professionellen Verwalter? Dann kontaktieren Sie uns! Wir helfen Ihnen gern weiter und vermitteln ggf. passende Ansprechpartner.


Hinweise

In diesem Text wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mitgemeint, soweit es für die Aussage erforderlich ist.

 

Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall dar. Bitte lassen Sie die Sachverhalte in Ihrem konkreten Einzelfall von einem Rechtsanwalt und/oder Steuerberater klären.

 

Foto: © benjaminec/Depositphotos

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